A Comunicação de Inventários à AT – Autoridade Tributária – é obrigatória. Esta obrigação de comunicação de inventários ao fisco abrange pessoas singulares ou coletivas que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário.
Para que serve a comunicação de inventários?
A elaboração do inventário é uma tarefa que todas as empresas de venda de produtos sempre fizeram, quer para saberem as quantidades de matéria-prima disponíveis para produzir, quer para saberem quais as quantidades disponíveis para venda, quer para valorizarem as existências em armazém no final do período económico.
Quem é obrigado a comunicar o Inventário?
A comunicação de inventários junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) é obrigatória para todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Em resumo, estão obrigadas à comunicação de inventários as entidades que reúnam cumulativamente as seguintes condições:
- tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
- disponham de contabilidade organizada;
- não estejam enquadradas no regime simplificado de tributação.
Na eventualidade de uma empresa que cumpra estes requisitos não ter inventário a declarar no final do período tributário, não fica isenta da obrigatoriedade, devendo comunicar à AT no portal e-Fatura a não existência de inventário.
Quem não tem de comunicar inventários
Inicialmente, a comunicação de inventários abrangia menos sujeitos passivos, limitando àqueles que dispunham de contabilidade organizada e eram obrigados a elaborar inventário e cujo volume de negócios no ano anterior ultrapassava os 100.000 euros.
Se, anteriormente, tal acontecia com os sujeitos passivos cujo volume de negócios no ano anterior fosse inferior a 100.000, por via da introdução faseada da legislação, a partir de 1 de janeiro de 2020, os únicos sujeitos passivos dispensados da comunicação de inventários são os abrangidos pelo regime simplificado de tributação no ano a que o inventário se reporta, independentemente do volume de faturação.
Em que consiste a comunicação de inventários?
Surge no seguimento das medidas de controlo da emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes previstas no Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24/08, que instituiu a obrigatoriedade de comunicação dos elementos das faturas. A obrigação de comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) foi adicionada ao referido diploma pela Lei n.º 82-B/2014, de 31/12, e entrou em vigor em 2015, relativamente ao exercício de 2014.
Esta comunicação de inventários trata-se de dar a conhecer à AT os produtos que cada empresa dispõe em armazém no último dia do período de tributação – no caso das empresas cujo período de tributação coincide com o ano civil, as existências a 31 de dezembro.
Feito o inventário ao último dia do ano, a comunicação do mesmo é efetuada através de um ficheiro com uma estrutura definida pela AT e submetido no portal e-Fatura.
Prazos para a comunicação de inventários
Os inventários apurados a 31 de dezembro de cada ano devem ser comunicados por via eletrónica à AT até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte.
A título de exemplo, os inventários relativos a 31 de dezembro de 2022 deveriam ser comunicados até 31 de janeiro de 2023.
Nota: O prazo para as empresas comunicarem o inventário anual ao fisco foi adiado em um mês para 28 de fevereiro, segundo o despacho n.º28/2022-XXII, do secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, António Mendonça Mendes, disponibilizado no portal das Finanças.
No caso dos contribuintes cujo período de tributação difere do ano civil, esta comunicação deve ser efetuada até ao último dia do mês seguinte à data do fim desse período.
Como fazer a comunicação de inventários
A comunicação de inventários deve ser efetuada no portal e-Fatura.
Após a entrada no e-Fatura, para comunicar os inventários, deverão ser seguidos os seguintes passos:
- Clicar na secção “Inventários”, após o que será logo aberta a secção de “Faturas” do perfil de “Comerciante”;
- Na secção “Comunicação de Ficheiros de Inventário”, clicar em “Enviar Ficheiro Inventário”;
- Na página seguinte, o número de contribuinte já estará preenchido, devendo ser indicado o ano a que corresponde o inventário a submeter, bem como o último dia do período tributário (para a generalidade, 31 de dezembro);
- Caso não haja inventário a comunicar, clicar em “Não possuo existências” e, de seguida, em “Submeter”;
- Havendo inventário no final do ano, deverá ser submetido o ficheiro (ou os ficheiros, se forem vários), clicando no botão “Adicionar”;
- Por fim, selecionar o(s) ficheiro(s) na pasta local do computador, “Validar” para verificar que não há erros e “Submeter”.
Requisitos do ficheiro de inventário
Para a comunicação de inventários, o ficheiro a ser submetido, deve ser num de dois formatos: XML, quando é exportado de um software de faturação com gestão de inventários, ou CSV, quando é feito manualmente numa folha de cálculo.
Além disso, as próprias características do ficheiro têm de cumprir os requisitos impostos na Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro, devendo conter uma tabela de inventário que identifique e quantifique cada item, tendo a primeira linha a seguinte estrutura:
- a 1ª coluna designada de Tipo de Produto (ProductCategory), cujas linhas devem ser preenchidas com uma letra:
- M para mercadorias
- P para matérias-primas, subsidiárias e de consumo
- A para produtos acabados e intermédios
- S para subprodutos, desperdícios e refugos
- T para produtos e trabalhos em curso;
- a 2ª coluna designada de Identificador do Produto (ProductCode), que identifica o código único do produto. As linhas devem conter o mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação ou, no caso de produtos não transacionáveis, deve ser garantido um código único por produto;
- a 3ª coluna designada de Descrição do Produto (ProductDescription) e as suas linhas preenchidas com a descrição normal do produto;
- a 4ª coluna designada de Código do Produto (ProductNumberCode), cujas linhas devem ser preenchidas com o código de barras (EAN) do respetivo produto ou, caso não exista, com o mesmo código do campo Identificador do Produto;
- a 5ª coluna designada de Quantidade (ClosingStockQuantity), indicando-se nas linhas a quantidade de existência final por produto relativa ao período a que reporta;
- a 6ª coluna designada de Unidade de Medida (UnitOfMeasure) referente à unidade de medida correspondente ao produto (por exemplo, KG, M, Unidades).
Comunicação de inventários valorizados: o que é?
O passo seguinte na obrigatoriedade da comunicação de inventários foi introduzido pela Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, com a alteração da estrutura do ficheiro para conter também a valorização do inventário.
Assim sendo, o ficheiro de inventário deve conter mais uma coluna na primeira linha, designada de ClosingStockValue, cujas linhas deverão conter o valor total da existência final do período, relativo à quantidade indicada.
